IMPLEMENTAR SAS NIT. 800.066.574-1

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS INTERNOS Y POLÍTICAS

DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 CAPITULO I

DEFINICIONES

 En el presente manual se tendrán en cuenta las siguientes definiciones en concordancia con la ley 1581 de 2012 en especial el artículo 3:

a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

d) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

f) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

h) Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

I) Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.

J) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

k) Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

l) Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

CAPITULO II

PRINCIPIOS RECTORES

 Los principios que se establecen a continuación, constituyen los parámetros generales que serán respetados por IMPLEMENTAR S.A.S en los procesos de recolección, uso y tratamiento de datos personales.

a) Principio de Legalidad en materia de tratamiento de datos personales: El tratamiento de los datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la legislación colombiana, especialmente a lo consagrado en la Ley 1581 de 2012 y demás disposiciones que reglamenten, modifiquen o adicionen la materia.

b) Principio de Finalidad: El tratamiento de los datos personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución colombiana y la Ley, la cual debe ser comunicada al titular de la información.

c) Principio de Libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

d) Principio de Veracidad o Calidad: La información personal sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y compresible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

 e) Principio de Transparencia: En el tratamiento de los datos personales debe garantizarse a los titulares el derecho de acceso y conocimiento de su información de carácter personal, en cualquier momento y sin restricciones acerca de los datos que le conciernen.

f) Principio de Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento de los datos personales está sujeto a los límites de la naturaleza de los mismos, de las disposiciones legales vigentes, de la Constitución y a las disposiciones del presente manual. En este sentido, solo podrán tener acceso a los datos personales los responsables y/o encargados del tratamiento, previa autorización expresa del titular de la información. Los datos personales, excepto la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo previa autorización expresa del titular de la información personal y que este acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.

 g) Principio de Seguridad: La información personal sujeta a tratamiento por parte de IMPLEMENTAR S.A.S, debe ser manejada con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar la seguridad pertinente a los registros, evitando así su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado y/o fraudulento.

h) Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales, que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento de la información personal, pudiendo sólo suministrar o comunicar los datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas por la Ley y en los términos definidos por la misma.

 CAPITULO III

POLITICA DE PROTECCION DE DATOS PERSONALES

 IMPLEMENTAR S.A.S

                                                                                           

  1. OBJETIVO

La presente Política tiene como objeto dar la información necesaria y suficiente a los diferentes grupos de interés, así como establecer los lineamientos que garanticen la protección de los datos personales que son objeto de tratamiento de datos personales a través de los procedimientos de IMPLEMENTAR S.A.S., para de esta forma, dar cumplimiento de la ley, políticas y procedimientos de atención de derechos de los titulares, criterios de recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión que se dará a los datos personales.

Dando cumplimiento a lo previsto en el literal k del artículo 17 de la ley 1581 de 2012, que regula los deberes que asisten a los responsables del tratamiento de datos personales, dentro de los cuales se encuentra el de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos, así como lo estipulado por el artículo 13 del Decreto 1377 de 2013, que establece la obligatoriedad por parte de los Responsables del tratamiento de desarrollar sus políticas para el tratamiento de los datos personales y velar porque los Encargados del Tratamiento den cabal cumplimiento a las mismas y el Decreto 886 de 2014, que regula lo relacionado al Registro Nacional de Bases de Datos.

  1. ALCANCE

Dar un trámite expedito y legal a las diferentes solicitudes y reclamaciones hechas por los Titulares de la Información, así como por sus causahabientes u otra persona que cuente con la debida autorización. Dar cumplimiento a las exigencias de la normatividad vigente en materia de Protección de Datos Personales, así como a cualquier exigencia originada en el principio de responsabilidad demostrada. Brindar la debida protección a los intereses y necesidades de los titulares de la Información personal tratada por IMPLEMENTAR S.A.S.

El presenta manual aplica para todos los empleados, clientes proveedores, asesores externos y demás personas que hagan uso de los servicios prestados por la compañía que tengan una relación directa o no con la empresa IMPLEMENTAR S.A.S.

  1. OBLIGACIONES

IMPLEMENTAR S.A.S. Como responsable de la política, deberá cumplir las siguientes obligaciones, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
  3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
  7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
  8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
  9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
  11. Adoptar procedimientos específicos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
  12. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso de sus datos.
  14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

IMPLEMENTAR S.A.S. Sociedad comercial legalmente constituida, identificada con el NIT. 800.066.574-1, con domicilio principal en la CARRERA 15 No. 76 – 67 PISO 5, de la ciudad de Bogotá, República de Colombia. Página web: www.grupoimplementar.com, Teléfono 2565713 en la ciudad de Bogotá.

  • ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS

 TRATAMIENTO Y FINALIDAD

El tratamiento que realizará IMPLEMENTAR S.A.S con la información personal será el siguiente:

La recolección, almacenamiento, uso, circulación de los datos personales serán obtenidos por IMPLEMENTAR S.A.S a través de información solicitada para la vinculación de proveedores, contratistas, trabajadores, clientes, hojas de vida, facturas de venta, listados de asistencia a eventos entre otros.

Además, la información solicitada a copropietarios, residentes y visitantes, en las actividades propias y cotidianas del servicio prestado a las copropiedades. La información concerniente a los datos personales de los titulares de la información será utilizada para los siguientes fines:

  • Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la compañía en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el Titular de la información.
  • Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos y servicios.
  • Gestionar trámites (solicitudes, felicitaciones, quejas, reclamos).
  • Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos por IMPLEMENTAR S.A.S.
  • Suministrar información de contacto a la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual IMPLEMENTAR S.A.S tenga un vínculo contractual para el desarrollo de actividades de ese tipo (investigación de mercados y telemercadeo, etc.) para la ejecución de las mismas.
  • Contactar al Titular a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual.
  • Contactar al Titular a través de medios electrónicos – SMS o chat para el envío de noticias relacionadas con campañas de fidelización o mejora deservicio.
  • Contactar al Titular a través de correo electrónico para el envío de extractos, estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas del contrato celebrado entre las partes.
  • Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por IMPLEMENTAR S.A.S con el Titular de la Información, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo o según lo disponga la ley (en caso de que se trate de empleados de la organización).
  • Ofrecer programas de bienestar corporativo y planificar actividades empresariales, para el titular y sus beneficiarios (hijos, cónyuge, compañero(a) permanente).
  • Transmitir los datos personales fuera del país a terceros con los cuales IMPLEMENTAR S.A.S haya suscrito un contrato de procesamiento de datos y sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contractual.
  • Prestar los servicios ofrecidos por IMPLEMENTAR S.A.S y aceptados en el contrato suscrito.
  • Suministrar la información a terceros con los cuales IMPLEMENTAR S.A.S tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado.
  1. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

IMPLEMENTAR S.A.S no recolectará ni tratará datos personales ligados exclusivamente a ideologías políticas, afiliación sindical, creencias religiosas, vida sexual, origen étnico y datos de salud, salvo autorización expresa del titular y en aquellos casos de ley en los cuales no se requiera del consentimiento. La información personal de carácter sensible que se pueda obtener de un proceso de selección de personal será protegida a través de las medidas de seguridad pertinentes, en concordancia con el artículo 6 de la ley 1581 de 2012.

En el Tratamiento de datos personales sensibles, cuando dicho Tratamiento sea posible conforme a lo establecido en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, deberán cumplirse las siguientes obligaciones:

  1. Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
  2. Informar al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.

Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre datos personales sensibles.

  1. DERECHOS DE LOS TITULARES

 Como titular de sus datos personales Usted tiene derecho a:

  1. Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
  2. Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
  3. Solicitar prueba de la autorización otorgada.
  4. Presentar ante IMPLEMENTAR S.A.S quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
  6. Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.
  1. AUTORIZACIÓN Y REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN DE LOS DATOS PERSONALES

La autorización para la recolección de los datos personales deberá realizarla el titular de los mismos, manifestando de forma verbal o escrita su consentimiento para la utilización y recolección de los mismos; el encargado del tratamiento de los datos, tiene como deber informar al titular de la información la finalidad de las políticas de tratamiento. Esto deberá realizarse en el momento de la recolección de los datos. Se entenderá efectuada la autorización por parte del titular cuando se realice: por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización

  1. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

El representante legal de IMPLEMENTAR S.A.S será el responsable de atender las peticiones, consultas y reclamos del titular de la información cuando ejerza sus derechos para conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización indicados en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, para lo cual usted podrá contactarse al correo electrónico info@implementar.net  o dirigirse a la sede de atención al cliente  ubicada en la CARRERA 15 # 76 – 67 P5.

  1. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA

En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, IMPLEMENTAR S.A.S Presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos: Para la radicación y atención de su solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información:

  • Nombre completo y apellidos
  • Número de identificación.
  • Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).
  • Medios para recibir respuesta a su solicitud.
  • Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información)
  • Firma (si aplica)

El término máximo previsto por la ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, IMPLEMENTAR S.A.S Informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio –Delegatura para la Protección de Datos Personales.

  1. VIGENCIA

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 30 de abril de 2022.

Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.

Los datos personales proporcionados se conservarán mientras no se solicite su supresión por el interesado y siempre que no exista un deber legal de conservarlos.

Reviso: Abogada Karen Brito

Aprobó: Gerente

Fecha: 22 de Abril de 2022

 IMPLEMENTAR SEGURIDAD LTDA NIT. 830.103.854-7

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS INTERNOS Y POLÍTICA

DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 CAPITULO I

DEFINICIONES

En el presente manual se tendrán en cuenta las siguientes definiciones en concordancia con la ley 1581 de 2012 en especial el artículo 3:

a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. 

b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. 

c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

d) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

f) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

h) Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales. 

I) Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. 

J) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. 

k) Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. 

l) Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

CAPITULO II

PRINCIPIOS RECTORES

 Los principios que se establecen a continuación, constituyen los parámetros generales que serán respetados por IMPLEMENTAR SEGURIDAD LTDA en los procesos de recolección, uso y tratamiento de datos personales.

a) Principio de Legalidad en materia de tratamiento de datos personales: El tratamiento de los datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la legislación colombiana, especialmente a lo consagrado en la Ley 1581 de 2012 y demás disposiciones que reglamenten, modifiquen o adicionen la materia. 

b) Principio de Finalidad: El tratamiento de los datos personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución colombiana y la Ley, la cual debe ser comunicada al titular de la información. 

c) Principio de Libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. 

d) Principio de Veracidad o Calidad: La información personal sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y compresible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

e) Principio de Transparencia: En el tratamiento de los datos personales debe garantizarse a los titulares el derecho de acceso y conocimiento de su información de carácter personal, en cualquier momento y sin restricciones acerca de los datos que le conciernen.

f) Principio de Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento de los datos personales está sujeto a los límites de la naturaleza de los mismos, de las disposiciones legales vigentes, de la Constitución y a las disposiciones del presente manual. En este sentido, solo podrán tener acceso a los datos personales los responsables y/o encargados del tratamiento, previa autorización expresa del titular de la información. Los datos personales, excepto la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo previa autorización expresa del titular de la información personal y que este acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.

g) Principio de Seguridad: La información personal sujeta a tratamiento por parte de IMPLEMENTAR SEGURIDAD LTDA, debe ser manejada con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar la seguridad pertinente a los registros, evitando así su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado y/o fraudulento. 

h) Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales, que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento de la información personal, pudiendo sólo suministrar o comunicar los datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas por la Ley y en los términos definidos por la misma.

 

CAPITULO III

POLITICA DE PROTECCION DE DATOS PERSONALES

 IMPLEMENTAR SEGURIDAD LTDA

                                                                                              

  1. OBJETIVO

La presente Política tiene como objeto dar la información necesaria y suficiente a los diferentes grupos de interés, así como establecer los lineamientos que garanticen la protección de los datos personales que son objeto de tratamiento de datos personales a través de los procedimientos de IMPLEMENTAR SEGURIDAD LTDA., para de esta forma, dar cumplimiento de la ley, políticas y procedimientos de atención de derechos de los titulares, criterios de recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión que se dará a los datos personales.

Dando cumplimiento a lo previsto en el literal k del artículo 17 de la ley 1581 de 2012, que regula los deberes que asisten a los responsables del tratamiento de datos personales, dentro de los cuales se encuentra el de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos, así como lo estipulado por el artículo 13 del Decreto 1377 de 2013, que establece la obligatoriedad por parte de los Responsables del tratamiento de desarrollar sus políticas para el tratamiento de los datos personales y velar porque los Encargados del Tratamiento den cabal cumplimiento a las mismas y el Decreto 886 de 2014, que regula lo relacionado al Registro Nacional de Bases de Datos.

  1. ALCANCE

Dar un trámite expedito y legal a las diferentes solicitudes y reclamaciones hechas por los Titulares de la Información, así como por sus causahabientes u otra persona que cuente con la debida autorización. Dar cumplimiento a las exigencias de la normatividad vigente en materia de Protección de Datos Personales, así como a cualquier exigencia originada en el principio de responsabilidad demostrada. Brindar la debida protección a los intereses y necesidades de los titulares de la Información personal tratada por IMPLEMENTAR SEGURIDAD LTDA.

El presenta manual aplica para todos los empleados, clientes proveedores, asesores externos y demás personas que hagan uso de los servicios prestados por la compañía que tengan una relación directa o no con la empresa IMPLEMENTAR SEGURIDAD LTDA.

  1. OBLIGACIONES

IMPLEMENTAR SEGURIDAD LTDA. Como responsable de la política, deberá cumplir las siguientes obligaciones, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
  3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
  7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
  8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
  9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
  11. Adoptar procedimientos específicos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
  12. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso de sus datos.
  14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  15.  
  16. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

IMPLEMENTAR SEGURIDAD LTDA. Sociedad comercial legalmente constituida, identificada con el NIT. 830.103.854-7, con domicilio principal en la CARRERA 22ª No. 87-51, de la ciudad de Bogotá, República de Colombia. Página web: www.grupoimplementar.com/seguridad-privada/ Teléfono 601 236 5229 en la ciudad de Bogotá.

  • ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS

 TRATAMIENTO Y FINALIDAD

El tratamiento que realizará IMPLEMENTAR SEGURIDAD LTDA con la información personal será el siguiente:

La recolección, almacenamiento, uso, circulación de los datos personales serán obtenidos por IMPLEMENTAR SEGURIDAD LTDA a través de información solicitada para la vinculación proveedores, contratistas, trabajadores, clientes, hojas de vida, facturas de venta, listados de asistencia a eventos entre otros.

Además, la información solicitada a copropietarios, residentes y visitantes, en las actividades propias y cotidianas del servicio prestado a las copropiedades. La información concerniente a los datos personales de los titulares de la información será utilizada para los siguientes fines:

  • Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la compañía en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el Titular de la información.
  • Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos y servicios.
  • Gestionar trámites (solicitudes, felicitaciones, quejas, reclamos).
  • Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos por IMPLEMENTAR SEGURIDAD LTDA.
  • Suministrar información de contacto a la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual IMPLEMENTAR SEGURIDAD LTDA tenga un vínculo contractual para el desarrollo de actividades de ese tipo (investigación de mercados y telemercadeo, etc.) para la ejecución de las mismas.
  • Contactar al Titular a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual.
  • Contactar al Titular a través de medios electrónicos – SMS o chat para el envío de noticias relacionadas con campañas de fidelización o mejora deservicio.
  • Contactar al Titular a través de correo electrónico para el envío de extractos, estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas del contrato celebrado entre las partes.
  • Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por IMPLEMENTAR SEGURIDAD LTDA con el Titular de la Información, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo o según lo disponga la ley (en caso de que se trate de empleados de la organización).
  • Ofrecer programas de bienestar corporativo y planificar actividades empresariales, para el titular y sus beneficiarios (hijos, cónyuge, compañero permanente).
  • Transferir datos personales fuera del país a la compañía matriz de IMPLEMENTAR SEGURIDAD LTDA para cumplir con las regulaciones anti lavado de activos que le aplican.
  • Transmitir los datos personales fuera del país a terceros con los cuales IMPLEMENTAR SEGURIDAD LTDA haya suscrito un contrato de procesamiento de datos y sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contractual.
  • Prestar los servicios ofrecidos por IMPLEMENTAR SEGURIDAD LTDA y aceptados en el contrato suscrito.
  • Suministrar la información a terceros con los cuales IMPLEMENTAR SEGURIDAD LTDA tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado.
  1. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

IMPLEMENTAR SEGURIDAD LTDA. No recolectará ni tratará datos personales ligados exclusivamente a ideologías políticas, afiliación sindical, creencias religiosas, vida sexual, origen étnico y datos de salud, salvo autorización expresa del titular y en aquellos casos de ley en los cuales no se requiera del consentimiento. La información personal de carácter sensible que se pueda obtener de un proceso de selección de personal será protegida a través de las medidas de seguridad pertinentes, en concordancia con el artículo 6 de la ley 1581 de 2012.

En el Tratamiento de datos personales sensibles, cuando dicho Tratamiento sea posible conforme a lo establecido en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, deberán cumplirse las siguientes obligaciones:

  1. Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
  2. Informar al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.

Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre datos personales sensibles.

  1. DERECHOS DE LOS TITULARES

 Como titular de sus datos personales Usted tiene derecho a:

1. Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.

2. Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.

3. Solicitar prueba de la autorización otorgada.

4.Presentar ante IMPLEMENTAR SEGURIDAD LTDA. quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.

5.Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.

6.Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.

8.AUTORIZACIÓN Y REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN DE LOS DATOS PERSONALES

La autorización para la recolección de los datos personales deberá realizarla el titular de los mismos, manifestando de forma verbal o escrita su consentimiento para la utilización y recolección de los mismos; el encargado del tratamiento de los datos, tiene como deber informar al titular de la información la finalidad de las políticas de tratamiento. Esto deberá realizarse en el momento de la recolección de los datos. Se entenderá efectuada la autorización por parte del titular cuando se realice: por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización

  1. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

El representante legal de IMPLEMENTAR SEGURIDAD LTDA será el responsable de atender las peticiones, consultas y reclamos del titular de la información cuando ejerza sus derechos para conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización indicados en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, para lo cual usted podrá contactarse al correo electrónico infoseguridad@implementar.net  o dirigirse a la sede de atención al cliente  ubicada en la CARRERA 22ª No. 87-51.

  1. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA

En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, IMPLEMENTAR SEGURIDAD LTDA. Presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos: Para la radicación y atención de su solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información:

  • Nombre completo y apellidos
  • Número de identificación.
  • Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).
  • Medios para recibir respuesta a su solicitud.
  • Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información)
  • Firma (si aplica)

El término máximo previsto por la ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, IMPLEMENTAR SEGURIDAD LTDA.  Informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio –Delegatura para la Protección de Datos Personales.

  1. VIGENCIA

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 30 de abril de 2022.

Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.

Los datos personales proporcionados se conservarán mientras no se solicite su supresión por el interesado y siempre que no exista un deber legal de conservarlos.

Reviso: Abogada Karen Brito

Aprobó: Representante Legal Implementar Seguridad Ltda.

Fecha. Abril 22 de 2022

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